L'onboarding fournisseur est l'ensemble des étapes permettant d'intégrer un nouveau fournisseur dans le système d'achat : collecte des documents (RCCM, IFU/NIF ou TIN, extrait de casier judiciaire, attestations sociales et fiscales, références), vérification KYC (identité réelle, pas de sanctions, solvabilité), création du fiche fournisseur dans l'ERP/logiciel achats (nom légal, coordonnées bancaires, conditions de paiement), approbation par le département achats ou conformité. Un onboarding rigoureux est le premier rempart contre la fraude aux achats (fournisseurs fictifs). En Afrique, l'onboarding doit aussi vérifier la validité du RCCM (registre du commerce local) et l'existence de l'entité sur le terrain.
Avec un processus papier : 2 à 4 semaines (délais postaux, validations manuelles). Avec un portail fournisseur numérique : 2 à 5 jours ouvrés. L'enjeu est d'être rigoureux sans bloquer l'opérationnel.
Oui. Les documents KYC (RCCM, attestations fiscales/sociales) ont des dates d'expiration. Bonne pratique : revalidation annuelle pour les fournisseurs actifs, et alerte automatique quand un document expire à moins de 30 jours.