Le procure-to-pay (P2P) couvre tout le chemin entre le besoin métier et la dette éteinte. Beaucoup d'organisations cassent ce chemin en plusieurs outils, un pour les achats, un pour la comptabilité, un pour les paiements, un pour la paie, au prix de ressaisies, d'écarts et de retards. Procura unifie le cycle : un seul système de référence, une seule source de vérité, un seul audit trail.
Le demandeur décrit son besoin, sélectionne la catégorie, joint les justificatifs, soumet. Le système attribue le centre de coût, le projet et le département automatiquement selon le profil utilisateur.
Politiques configurables par département, montant, catégorie ou centre de coût. Étapes séquentielles ou parallèles. Délégation native. Notifications email et in-app. Audit complet conservé.
Le moteur 3WM compare BC, réception et facture sur les lignes, quantités, prix et TVA. Tolérances configurables. Variances remontées au rapprocheur avec leur magnitude et raison probable.
Décaissement par virement bancaire ou Mobile Money (Orange, MTN, Wave, Moov). Validation à deux ou trois niveaux selon votre politique de séparation des tâches. Audit complet.
Chaque étape (engagement BC, réception, facture, paiement) génère son écriture SYSCOHADA via Comptia. Comptes 401 fournisseurs, 6 charges, 4452 TVA déductible, 512 banque ou Mobile Money.
Tableau de bord temps réel sur encours BC, facture à valider, paiements en attente, engagement budgétaire vs réalisé. Filtres par département, projet, fournisseur, centre de coût.
En zone OHADA, le P2P doit prendre en compte les spécificités locales : facture électronique MeCEF (Bénin) et FNE (Côte d'Ivoire), TVA à 18 pour cent dans la plupart des pays UEMOA et CEMAC avec quelques exceptions sectorielles, déclarations TVA et IS périodiques, contrôle fiscal qui exige la traçabilité 10 ans. Procura intègre ces obligations dans le flux normal, pas en bolt-on.
Oui. Le module se configure en quelques heures pour une PME : un seul département, deux niveaux d'approbation, plan SYSCOHADA standard. Vous payez par utilisateur, sans minimum imposé.
Non. Comptia couvre la comptabilité, Procura Pay couvre la paie. Vous pouvez démarrer sans ERP préalable. Si vous en avez un (Sage, NetSuite, Odoo), Procura s'y branche via API ou export standard.
Oui. Interface, emails, PDF exportés, support : disponible en français et en anglais. Chaque utilisateur choisit sa langue. Les politiques d'approbation et les catégories peuvent être configurées en bilingue.
Procura impose que l'initiateur du BC ne soit pas l'approbateur final, que le réceptionnaire diffère du payeur, et que le valideur de la facture diffère du payeur. Activable par organisation selon votre politique de contrôle interne.
Oui. Vous définissez un contrat avec un montant ou volume annuel. Chaque BC tiré du contrat décrémente l'enveloppe. Auto-approbation possible sous seuil contractuel. Alertes 30/60/90 jours avant expiration.
Via Comptia : balance, grand livre, compte de résultat, bilan, déclarations TVA, déclarations IS. Via Procura : engagement budgétaire, encours, délais moyens d'approbation, performance fournisseur, économies réalisées.