Le budget achats est la projection annuelle (parfois trimestrielle) des dépenses d'achat par catégorie (fonctionnement, investissement, sous-traitance, etc.) et par direction. Il est établi en début d'exercice en collaboration entre le DAF, les directeurs opérationnels et le responsable achats. Son rôle : autoriser les dépenses (tout achat au-delà du budget nécessite une approbation exceptionnelle), permettre le contrôle budgétaire en cours d'exercice (écart réalisé vs budget), et piloter les économies achats réalisées. Dans Procura, chaque bon de commande est vérifié contre le budget disponible de la catégorie concernée avant approbation. Les alertes de dépassement sont envoyées en temps réel au DAF et au responsable achats.
Généralement le DAF (Directeur Administratif et Financier) ou le DG (Directeur Général) selon la taille de l'entreprise. Dans une PME, le DG valide le budget total ; le responsable achats répartit par catégorie et contrôle l'exécution.
Procédure standard : demande de budget additionnel (budget review) auprès du DAF avec justification (événement exceptionnel, variation de prix de marché, nouveau projet). Ou reclassification d'un autre poste budgétaire non consommé. Jamais ignorer le dépassement ou contourner le contrôle.