Le circuit d'approbation budgétaire définit qui peut autoriser quels montants de dépenses dans une organisation. Il est organisé en niveaux d'autorité (Delegation of Authority ou DoA) : demandeur (création de la demande), chef de service (validation opérationnelle), DAF (contrôle budgétaire), DG (approbation finale pour les montants importants). Des seuils en valeur absolue déterminent le niveau d'approbation requis. Ce circuit est fondamental pour le contrôle interne et la conformité anti-fraude. Dans Procura, le circuit d'approbation est configurable par politique, type de dépense et montant.
Pour une PME, 2-3 niveaux suffisent généralement : demandeur → manager → DAF/DG. Trop de niveaux ralentissent les achats sans améliorer le contrôle. L'automatisation (Procura) réduit la charge administrative.
Oui, via une délégation de pouvoirs formalisée. En droit OHADA (AUSC), les délégations de pouvoir dans les sociétés doivent être documentées et peuvent être enregistrées.