Le contrôle interne désigne l'ensemble des dispositifs mis en œuvre par une organisation pour s'assurer que les opérations sont conduites conformément aux objectifs fixés, que les risques sont identifiés et maîtrisés, et que l'information financière est fiable. Le référentiel le plus utilisé mondialement est le COSO (Committee of Sponsoring Organizations) Internal Control Integrated Framework (2013), qui distingue cinq composantes : environnement de contrôle, évaluation des risques, activités de contrôle, information et communication, pilotage. Dans les achats, le contrôle interne couvre notamment : séparation des fonctions (demandeur / approbateur / comptable / payeur), délégations de signature, règles de mise en concurrence, contrôle des paiements fournisseurs.
C'est le principe selon lequel une même personne ne peut pas initier, approuver et payer un achat. Par exemple : le demandeur crée la DA, le manager l'approuve, le comptable vérifie la facture, et le DAF valide le paiement. Cette chaîne à 4 intervenants différents est le socle du contrôle interne achats.
Un logiciel Procure-to-Pay impose les workflows par construction : on ne peut pas émettre un BC sans DA approuvée, payer sans facture rapprochée, ni contourner les délégations de signature configurées. La piste d'audit est horodatée et immuable.