La demande d'achat est le point d'entrée formel du cycle procure-to-pay. Un demandeur (chef de service, opérationnel, projet) décrit le besoin, biens ou services, quantité, justification, fournisseur souhaité. Une fois approuvée selon la politique en vigueur, elle déclenche soit un appel d'offres, soit l'émission directe d'un bon de commande. La DA est aussi la pièce qui permet d'engager budgétairement avant la signature contractuelle.
Pas légalement, mais c'est une bonne pratique de contrôle interne. La DA documente le besoin métier et le justifie devant l'auditeur. Dans une PME structurée, la DA précède le BC pour toute dépense au-delà d'un seuil de gré-à-gré.
Toute personne autorisée par la politique interne. Couramment : chefs de service, responsables de projet, opérationnels avec un budget délégué. La hiérarchie d'approbation est définie ensuite par la politique.