Le Request for Quotation (RFQ), ou demande de cotation, est le document par lequel un acheteur demande à plusieurs fournisseurs de soumettre un prix pour un cahier des charges précis (quantité, spécifications, délai, lieu de livraison). C'est l'outil de mise en concurrence de base dans le cycle procure-to-pay. Contrairement au RFP, il n'y a pas d'évaluation qualitative : le critère principal est le prix. Un RFQ bien rédigé inclut : description précise des biens/services, quantités, unités, conditions de livraison (Incoterm), délai de remise de l'offre, conditions de paiement souhaitées. La CIPS (Chartered Institute of Procurement and Supply) recommande un minimum de 3 cotations pour tout achat significatif.
Les politiques d'achat définissent des seuils. Exemple courant : achat < 500 000 XOF → achat direct ; 500 000 à 5 millions XOF → 3 cotations RFQ ; > 5 millions XOF → appel d'offres formel. Ces seuils varient selon les entreprises et les règlements marchés publics.
Non. Le RFQ est une consultation ; l'acheteur n'est pas obligé d'accepter la meilleure offre ni d'en informer les fournisseurs non retenus (bien que la transparence soit recommandée). Seul le bon de commande signé crée l'engagement.