Les comptes fournisseurs (Accounts Payable, AP) regroupent l'ensemble des dettes à court terme de l'entreprise envers ses fournisseurs, résultant de la réception de biens ou services non encore payés. Dans le plan comptable SYSCOHADA révisé, ils figurent dans la classe 4 (comptes de tiers), au compte 401 « Fournisseurs » pour les achats de biens et services courants. La gestion des AP inclut : enregistrement des factures reçues, rapprochement avec les bons de commande et de réception (rapprochement 3 voies), validation, ordonnancement du paiement et règlement. L'indicateur DPO (Days Payable Outstanding) mesure la durée moyenne de règlement des fournisseurs. Un AP bien géré évite les doublons de paiement, les retards (qui génèrent des pénalités) et les litiges fournisseurs.
Le compte 401 enregistre les dettes fournisseurs sur factures reçues. Le compte 408 (Fournisseurs — Factures non encore reçues) est une provision pour les livraisons reçues sans facture. On débite le 408 à la réception marchandise, puis on le contre-passe en 401 à la réception de la facture.
Trois mécanismes : (1) rapprochement 3 voies obligatoire avant tout décaissement, (2) détection automatique par IA des doublons dans le logiciel achats (même fournisseur + même montant + dates proches), (3) séparation des fonctions (validation et paiement par deux personnes différentes).