Un catalogue achats est un référentiel de produits et services pré-approuvés, avec prix unitaires négociés avec les fournisseurs sélectionnés. Les acheteurs internes commandent directement dans le catalogue sans passer par un appel d'offres. Objectif : accélérer les achats courants, garantir des prix négociés, réduire les achats hors contrat (maverick spend). Le catalogue peut être hébergé dans le logiciel achats (Procura) ou connecté à un catalogue punchout fournisseur. Bonne pratique : réviser les prix du catalogue au moins une fois par an et l'enrichir avec les fournisseurs panel. Pour les PME africaines, le catalogue simplifie les achats de fournitures de bureau, consommables, matériel informatique et petits équipements récurrents.
Cela dépend de la politique interne. Beaucoup d'entreprises définissent un seuil de commande catalogue au-dessous duquel l'approbation du manager est automatique (pré-approuvée par le contrat cadre). Au-dessus du seuil, une validation reste requise.
Pour tout achat hors catalogue, la procédure standard est : DA avec justification, RFQ auprès de 3 fournisseurs, approbation selon la politique en vigueur. Le recours systématique à des fournisseurs hors catalogue génère des achats hors contrat (maverick spend) difficiles à contrôler.