Dans la plupart des PME africaines, les achats sont tactiques : quand un besoin apparaît, on contacte le fournisseur habituel. Il répond par un devis, on commande. Cette approche est simple, mais elle est coûteuse à long terme.
Le sourcing stratégique part d'une analyse globale des dépenses pour identifier les leviers de négociation. Il structure la base fournisseurs, segmente les catégories d'achat par niveau de risque et de volume, compare les fournisseurs sur des critères objectifs, et négocie à partir de données.
Le CIPS définit le sourcing stratégique comme le processus par lequel les organisations analysent l'ensemble de leurs dépenses, identifient les opportunités de réduction des coûts et d'amélioration de la qualité, et mettent en place les contrats et les relations fournisseurs qui permettent de les capturer sur le long terme.
La première étape du sourcing stratégique est l'analyse des dépenses (spend analysis). Elle répond à quatre questions : combien dépense-t-on, avec qui, pour quoi, et depuis quand.
Sur Excel, cette analyse prend plusieurs jours de travail, croise des données de plusieurs fichiers, et souffre d'incohérences entre les nomenclatures utilisées par différents services. Sur une plateforme P2P, elle est disponible en quelques secondes : toutes les transactions sont déjà structurées par fournisseur, catégorie d'achat, montant et période.
Les insights que l'analyse des dépenses révèle sont souvent surprenants : un même fournisseur référencé sous plusieurs noms différents, une catégorie d'achat concentrée sur un seul fournisseur sans raison documentée, des achats récurrents qui pourraient faire l'objet d'un contrat-cadre. Ces insights sont les points de départ de la négociation.
La matrice de Kraljic, publiée dans la Harvard Business Review dès 1983, reste la référence pour segmenter les catégories d'achat selon deux axes : l'impact financier (volume d'achat) et le risque d'approvisionnement (disponibilité, fournisseurs alternatifs, complexité logistique).
Cette segmentation définit la stratégie pour chaque catégorie. Les achats à fort volume et faible risque (produits commodités) font l'objet d'appels d'offres compétitifs pour réduire les coûts. Les achats stratégiques (fort volume, fort risque) requièrent des partenariats à long terme avec les fournisseurs clés. Les achats non critiques (faible volume, faible risque) sont standardisés et automatisés.
Pour un DAF ou un directeur des achats, cette segmentation permet de concentrer l'énergie de négociation là où elle crée le plus de valeur, plutôt que de traiter tous les fournisseurs de façon uniforme.
Un appel d'offres structuré (RFQ, Request for Quotation) permet de comparer plusieurs fournisseurs sur les mêmes critères : prix unitaire, délai de livraison, conditions de paiement, qualité des références. Sans format structuré, les devis sont reçus dans des formats différents, impossibles à comparer objectivement.
Une plateforme P2P intègre la gestion des RFQ : envoi simultané à plusieurs fournisseurs, réception des réponses dans un format standardisé, comparaison automatique, attribution et génération du bon de commande au fournisseur retenu.
Ce processus formel a deux effets. D'abord, il génère des économies directes sur les prix, car les fournisseurs savent qu'ils sont en compétition. Ensuite, il constitue une documentation pour la DGI et les auditeurs : chaque attribution est justifiée par une comparaison traçable, ce qui élimine le risque de redressement pour avantage injustifié accordé à un fournisseur.
Procura intègre les outils du sourcing stratégique dans le cycle P2P. L'analyse des dépenses est disponible en temps réel, par fournisseur, catégorie, montant et période. Le portail RFQ permet d'envoyer des appels d'offres structurés à plusieurs fournisseurs simultanément et de comparer les réponses automatiquement.
Le scoring fournisseur enregistre la performance de chaque fournisseur à chaque transaction : respect des délais, conformité des factures, qualité des livraisons. Ce scoring alimente les décisions de reconduction ou de changement de fournisseur.
Pour un DAF ou un directeur des achats qui souhaite initier une démarche de sourcing stratégique, Procura propose une première analyse gratuite des dépenses de l'organisation sur la base des données disponibles. L'objectif est d'identifier les premières opportunités de réduction des coûts d'achat.
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Sources et références
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