Le fournisseur fictif reste le schéma le plus courant : une même personne crée un fournisseur, approuve une dépense et déclenche le paiement vers un compte qu elle contrôle. Il ne survit que là où les rôles ne sont pas séparés.
La parade est la séparation des tâches, appliquée par le logiciel et non par la bonne volonté : créer un fournisseur, approuver une demande et exécuter un paiement relèvent de trois rôles distincts. Chaque geste est horodaté dans une piste d audit que personne ne peut réécrire, ce qui suffit souvent à dissuader.
La surfacturation en connivence est plus discrète : un vrai fournisseur facture au-dessus du prix ou du volume livré, la différence étant partagée avec un acheteur complice. Le fournisseur existe et livre, ce qui endort la vigilance.
Le rapprochement 3 voies confronte la facture au bon de commande et à la réception. Un écart bloque le paiement et lève une exception qu un rôle habilité doit justifier. Suivre le taux d exception par acheteur fait ressortir ceux qui forcent trop souvent des dérogations — le signal qu un auditeur cherche.
Le double paiement naît souvent d une erreur : la même facture réglée deux fois, en manuel puis en campagne EFT, le trop-perçu jamais réclamé. Un contrôle des doublons sur numéro de facture, fournisseur et montant, avant le décaissement, l élimine.
Le détournement de coordonnées bancaires progresse vite : un fraudeur imite un fournisseur et demande de changer le compte avant une échéance. La parade combine procédure et logiciel : tout changement de coordonnées déclenche une validation à double contrôle et une alerte, et l historique reste traçable. Les paiements EFT ACP-005 passent eux-mêmes sous double contrôle initiateur-approbateur.
Un auditeur externe ne juge pas votre honnêteté, il teste vos contrôles : la séparation des tâches est-elle appliquée par le système, les exceptions sont-elles justifiées, les changements de fournisseur et de compte sont-ils tracés, le journal est-il inaltérable.
Un logiciel Procure-to-Pay répond nativement. Là où un dossier chiffrier repose sur la mémoire, le système dit qui a fait quoi, quand, sur quelle pièce, en quelques clics. Pour une PME québécoise, c est autant de temps de mission économisé et de risque écarté — tout en sécurisant les crédits de TPS et de TVQ, qui reposent sur les mêmes pièces bien tenues.
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Sources et références
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