Le rapprochement 3 voies — vérifier que la facture fournisseur correspond au bon de commande et au bon de réception avant de payer — est l'un des contrôles fondamentaux de la direction financière. Sans outil dédié, ce rapprochement se fait manuellement : un comptable compare des documents papier ou des fichiers Excel, recherche les bons de commande correspondants et pointe les quantités. Ce processus est lent, sujet aux erreurs et à la fraude. Procura automatise ce rapprochement. Dès qu'une facture est enregistrée (via OCR ou saisie manuelle), Procura identifie le ou les bons de commande correspondants, vérifie les quantités et les prix ligne par ligne, et prend une décision : approbation automatique si tout correspond, mise en exception avec score de risque si un écart est détecté.
Chaque facture enregistrée dans Procura est automatiquement rapprochée avec le bon de commande d'origine et le bon de réception correspondant. Le rapprochement est effectué ligne par ligne : article, quantité, prix unitaire, conditions. Aucune intervention manuelle n'est requise pour les factures conformes.
Quand la facture correspond exactement au BC et au BL (dans les tolérances configurées), Procura la marque comme approuvée automatiquement et la transmet au workflow de paiement. Votre équipe finance ne traite que les exceptions — pas les factures conformes qui n'ont pas besoin d'attention.
Procura attribue un score de risque à chaque écart détecté : facture en doublon, montant supérieur au BC, quantité ne correspondant pas au BL, fournisseur non enregistré, référence BC inconnue. Les anomalies à risque élevé sont signalées en priorité et bloquées avant paiement.
Les factures en exception s'accumulent dans une file dédiée avec contexte complet : écart détecté, BC d'origine, bon de réception, historique des échanges avec le fournisseur. L'acheteur ou le comptable peut approuver l'écart, rejeter la facture ou demander un avoir — tout depuis la même vue.
Dès qu'une facture est validée (correspondance exacte ou exception approuvée), Procura génère automatiquement l'écriture comptable SYSCOHADA : débit 60x achats, débit 4452 TVA déductible, crédit 401 fournisseur. L'écriture est datée, référencée et immédiatement disponible dans les journaux Comptia.
La personne qui réceptionne les marchandises (BL) ne peut pas être la même que celle qui approuve la facture. Les contrôles SOD configurés dans Procura s'appliquent à chaque étape du rapprochement 3 voies. Les tentatives de contournement sont loguées et alertées en temps réel.
Dans les PME africaines, la fraude à la facture fournisseur est l'un des risques de contrôle interne les plus fréquents signalés par les commissaires aux comptes. Le rapprochement 3 voies automatique de Procura réduit ce risque à sa source : aucune facture sans BC préalable ne peut être payée sans validation explicite. Le score de risque IA identifie les patterns de fraude (mêmes montants soumis plusieurs fois, fournisseurs créés peu avant la facturation, quantités anormales) avant qu'ils n'atteignent le paiement. L'intégration SYSCOHADA garantit que les écritures comptables sont générées avec les comptes corrects (4452 TVA, 401 fournisseur) sans saisie manuelle.
Procura la signale comme 'achat hors-cadre' (maverick spend). La facture est bloquée en exception et nécessite une approbation manuelle avec justification. Le responsable achats et le DAF sont alertés. Ces incidents sont tracés dans le reporting d'achats hors-cadre.
Oui. Vous définissez des tolérances par type d'écart : écart de prix (par exemple ±2%), écart de quantité (par exemple ±1 unité), frais de transport supplémentaires jusqu'à un certain montant. Les factures dans les tolérances sont approuvées automatiquement ; au-delà, elles vont en exception.
Oui. Procura gère les livraisons et facturations partielles : si un fournisseur facture 60% d'un BC en une fois et 40% plus tard, chaque facture est rapprochée avec les réceptions correspondantes. Le BC reste ouvert jusqu'à réception et facturation complètes.
Le rapprochement 3 voies s'applique aux achats avec bon de commande (biens, services récurrents). Les notes de frais suivent un workflow dédié avec OCR des justificatifs et approbation hiérarchique, sans rapprochement BC/BL.
Oui. Vous pouvez configurer des règles par catégorie d'achat : par exemple, les abonnements SaaS récurrents peuvent être configurés en approbation directe sans rapprochement BC/BL, tandis que les achats de matières premières passent obligatoirement par le rapprochement 3 voies.
Oui. Procura analyse l'historique de facturation de chaque fournisseur pour calibrer le score de risque : un fournisseur dont 100% des factures passées correspondaient exactement aura un score de risque de départ plus faible qu'un fournisseur avec des anomalies récurrentes.