Le traitement manuel des factures fournisseurs coûte du temps, génère des erreurs de saisie et retarde les paiements. Procura encaisse vos factures par email, les lit avec un modèle de langage, résout le fournisseur, applique le rapprochement 3 voies contre le bon de commande et la réception, et pose l'écriture comptable SYSCOHADA, le tout en quelques secondes par facture, en français comme en anglais.
Chaque organisation reçoit une adresse unique factures+TOKEN@inbound.procurahq.ai. Les fournisseurs y envoient leur facture PDF. Procura accuse réception en français ou anglais selon la langue par défaut de l'organisation.
Un modèle de langage extrait le nom du fournisseur, le numéro de facture, les dates, le total, la TVA, la devise et les lignes. Texte du PDF lu localement, sans envoi à des services tiers non maîtrisés.
Procura cherche le fournisseur dans votre base par email exact, puis par domaine, puis par nom approchant. Si aucun match n'est trouvé, la facture est placée en quarantaine pour assignation manuelle.
Le moteur compare BC, réception et facture sur les lignes, quantités, prix et TVA. Tolérances configurables. Variances remontées au rapprocheur avec leur magnitude et raison probable.
Le système refuse d'enregistrer deux fois la même facture (même fournisseur + même numéro). Si une variante est reçue après modification, le rapprocheur est notifié.
Une fois la facture rapprochée et validée, Procura pose l'écriture SYSCOHADA via Comptia : fournisseur (401), charge associée à la catégorie, TVA déductible (4452). Pas de ressaisie.
En contexte OHADA, le rapprochement 3 voies est aussi un mécanisme de contrôle interne attendu par les commissaires aux comptes et la DGI. Procura conserve les pièces (BC, réception, facture, écriture) en données structurées + PDF, traçables sur 10 ans selon le délai légal de conservation. Compatible avec les factures électroniques MeCEF (Bénin) et FNE (Côte d'Ivoire) : l'extraction lit la facture conformément à son format émis.
Vous communiquez l'adresse factures+TOKEN@inbound.procurahq.ai directement à vos fournisseurs ou vous l'inscrivez sur vos bons de commande. Chaque organisation a son adresse unique et stable. Vous pouvez la régénérer si elle a fuité.
PDF est le format principal. Les factures structurées MeCEF et FNE sont lues conformément à leur format. Les images (JPG, PNG) sont supportées si le contenu est lisible.
Le brouillon de facture est toujours révisable avant validation. Le rapprocheur compare les données extraites au PDF original (affiché côte à côte) et corrige avant d'engager la comptabilisation.
Oui. Si la facture n'a pas de BC correspondant (par exemple, une facture récurrente ou un service non commandé via le module achats), elle est créée en brouillon et le rapprocheur saisit le compte SYSCOHADA + le centre de coût manuellement.
Oui. Les notes de crédit fournisseur sont enregistrées comme entités distinctes liées à la facture d'origine, avec leur propre écriture comptable (compte fournisseur en débit, charge en crédit).
La devise est extraite du PDF. Si elle diffère de la devise de base de l'organisation (XOF, XAF, EUR, USD, etc.), Procura convertit au taux du jour configuré et stocke les deux valeurs sur l'écriture comptable.