Le budget n'est utile que s'il est respecté. Procura traite chaque enveloppe budgétaire comme un compte triple : alloué, engagé, réalisé. À l'émission d'un bon de commande, l'engagement est immédiatement débité. À la facturation, l'engagement bascule en réalisé. Vous voyez en temps réel ce qui reste disponible, par département, projet ou centre de coût.
Chaque budget porte trois montants distincts. L'alloué est l'enveloppe ouverte. L'engagé est la somme des BC validés non encore facturés. Le réalisé est la somme des factures comptabilisées. Le disponible = alloué moins engagé moins réalisé.
Définissez un budget par département, projet ou catégorie d'achat. Sous-budgets imbriqués possibles : un budget annuel sur le département peut se décomposer en sous-budgets trimestriels ou par catégorie.
Si un BC ferait dépasser l'enveloppe, le système bloque par défaut. Vous pouvez configurer une tolérance (par exemple 5 pourcent) ou activer l'override admin tracé pour les exceptions.
Tableau de bord par département : alloué, engagé, réalisé, disponible, taux de consommation. Drill-down jusqu'au BC ou facture qui consomme. Filtres par période, projet, fournisseur.
Notification email + in-app au DAF et au responsable de département quand le taux de consommation franchit un seuil configurable (par défaut 80 et 95 pourcent). Aucun dépassement n'arrive en surprise.
Rapports d'écart budget vs réel par période, département, projet. Comparaison contre l'historique. Export Excel pour vos réunions de pilotage mensuelles.
En contexte OHADA, le contrôle budgétaire est aussi une exigence des bailleurs (BAD, Banque Mondiale, IFC, AFD) pour les organisations qui reçoivent des financements. Procura produit des rapports de consommation budgétaire structurés, datés et auditables, compatibles avec les exigences de reporting des bailleurs. Engagement et réalisé reposent sur les écritures SYSCOHADA, donc cohérents avec votre balance comptable.
Oui. L'annulation d'un BC déclenche la libération immédiate de l'engagement budgétaire. Le disponible revient au niveau pré-engagement. L'événement est audité.
À la comptabilisation de la facture, le réalisé est ajusté au montant facturé. L'écart entre engagé et réalisé est libéré ou reporté selon votre configuration. Audit complet de l'ajustement.
Oui. Trois périmètres sont supportés : département, projet, catégorie d'achat. Un projet peut avoir son budget propre, indépendant du département qui le porte. Utile pour les organisations multi-projets (cabinets, ONG, intégrateurs).
Mensuel, trimestriel, semestriel, annuel. Vous configurez la période fiscale à l'organisation puis chaque budget porte sa propre période. Les renouvellements sont gérés automatiquement (création d'un nouveau budget pour la période suivante).
Oui. L'enveloppe allouée peut être ajustée à la hausse ou à la baisse en cours de période, avec justification et trace d'audit. L'historique des révisions est conservé.
Chaque vue budget propose un bouton export. Format CSV ou XLSX, colonnes structurées (date, département, alloué, engagé, réalisé, disponible, consommation pourcent). Compatible avec Power BI et Looker via la même API.