Le business case s appuie sur des gisements chiffrables. Le coût de traitement par facture d abord : entre saisie, relances et corrections, une facture traitée à la main coûte plusieurs dollars de temps ; l OCR et le rapprochement automatique le réduisent nettement. Sur le volume mensuel, l écart compte.
Les achats hors contrat ensuite : chaque dollar dépensé hors des fournisseurs et prix négociés est une remise non captée. Ramener ce taux de 40 à 20 pour cent récupère une marge déjà négociée mais perdue. C est souvent la ligne la plus lourde du dossier.
Un gisement est propre au Québec : les crédits de TPS et de TVQ. Un CTI ou un RTI ne tient que si la facture est documentée et comptabilisée correctement, à comptes distincts. Une PME qui code mal ou perd des pièces laisse du crédit de taxe sur la table — un manque à gagner direct, pas une économie théorique.
Un logiciel qui porte la TPS et la TVQ ligne à ligne et rattache chaque facture à sa commande sécurise ces crédits. Le gisement se chiffre en observant le taux de récupération actuel et l écart avec un taux propre. Devant la direction, c est un argument concret : l outil se rembourse en partie par la taxe mieux récupérée.
Les escomptes forment un autre gisement : une facture offrant 2 pour cent à 10 jours, payée à 45 jours faute de visibilité, c est de la valeur abandonnée. Les doublons en forment un autre : sans contrôle, une PME paie parfois deux fois la même facture et ne le réclame pas.
La clôture, enfin : des factures rapprochées et codées se ferment en jours plutôt qu en semaines, et libèrent le temps du service comptable. À cela s ajoute le temps d audit réduit quand la piste d audit est complète et la séparation des tâches appliquée. Chacun de ces postes se chiffre prudemment mais réellement.
Le business case tient en une page : les gisements chiffrés sur votre propre volume, en face du coût annuel de l outil et du temps de déploiement. Restez conservateur sur les hypothèses ; un dossier crédible sous-promet et sur-livre.
L argument final dépasse le retour financier : c est le contrôle. Un Procure-to-Pay rend la dépense visible, traçable, gouvernable — et sécurise les crédits de taxe qui reposent sur la même rigueur documentaire. Pour une direction de PME québécoise, c est la différence entre subir les achats et les piloter.
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Sources et références
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