Le bon de commande (BC) est la pièce qui engage votre entreprise. Procura traite le BC comme un contrat structuré : il porte la justification métier issue de la demande d'achat, le fournisseur validé, les lignes avec leur codage analytique, l'enveloppe budgétaire engagée, le seuil d'approbation déclenché, la date de livraison attendue et l'audit trail complet. Une fois la marchandise réceptionnée et la facture rapprochée par le rapprochement 3 voies, l'écriture comptable SYSCOHADA est produite automatiquement par Comptia, sans ressaisie.
Chaque ligne porte description, quantité, prix unitaire, unité, UNSPSC, code GL, centre de coût, projet, département et activité. Le total HT, la TVA et le TTC sont calculés et stockés au cents près.
Politiques par département, montant, catégorie, fournisseur ou centre de coût. Étapes séquentielles ou parallèles. Délégation et notification en mode email + in-app. Conservation de l'historique pour audit.
Le moteur compare BC, réception et facture sur les lignes, les quantités, les prix et la TVA. Tolérance configurable par seuil. Les variances sont remontées au rapprocheur avec leur magnitude et la raison probable.
Le BC validé engage immédiatement l'enveloppe budgétaire du centre de coût ou projet. Quand la facture est posée, l'engagement bascule en réalisé. Visibilité temps réel sur engagé, réalisé, disponible.
Chaque changement d'état (création, approbation, modification, annulation, réception, facturation, paiement) est tracé avec l'acteur, l'horodatage et le diff. Exportable pour vos commissaires aux comptes.
Au paiement, Procura pose l'écriture SYSCOHADA via Comptia : compte fournisseur (401), compte de charge associé à la catégorie d'achat, TVA déductible (4452). Pas de ressaisie, pas d'oubli.
En contexte OHADA, le bon de commande est aussi une pièce justificative pour la TVA déductible (article du Code Général des Impôts local applicable) et pour la traçabilité des marchés publics ou privés audités. Procura produit le BC en français, signé électroniquement par l'approbateur, exportable en PDF, avec le compte SYSCOHADA pré-codé. Pour les marchés au-delà du seuil de gré-à-gré, le module appel d'offres (AO) permet de tracer la consultation fournisseurs avant l'émission du BC.
Oui. Vous définissez une politique par département : par exemple, BC ≤ 500 000 XOF approuvés par le chef de service, BC entre 500 000 et 2 000 000 par le directeur de département, BC supérieurs par le DAF + DG. Chaque palier est configurable, séquentiel ou parallèle.
Le moteur 3WM applique vos tolérances (pourcentage et absolu). Si la variance dépasse, le rapprochement est suspendu et un workflow d'exception déclenché : le rapprocheur examine la divergence, décide d'accepter, de demander une note de crédit, ou de rejeter la facture. Tout est tracé.
Oui. Chaque BC porte la signature électronique de l'approbateur final (nom, rôle, horodatage). Le PDF exporté inclut cette signature et un identifiant unique vérifiable.
Oui. Le module contrats permet de définir un montant ou un volume annuel, et chaque BC tiré du contrat décrémente l'enveloppe automatiquement. Auto-approbation possible sous seuil.
Oui. Procura expose une API REST sur les BC, les fournisseurs, les factures, les paiements et les écritures comptables. Vous pouvez aussi exporter en formats standard (CSV, XML, JSON) si votre ERP a besoin d'un import batch.
Oui. L'interface complète et les exports PDF sont disponibles en français et en anglais. Chaque utilisateur choisit sa langue. Les politiques d'approbation, les noms de catégories et les comptes SYSCOHADA peuvent être configurés bilingues.