Les approbations sont la colonne vertébrale du contrôle interne. Une politique mal calibrée bloque l'activité ou laisse passer le risque. Procura traite les workflows d'approbation comme un objet de première classe, versionné, audité, délégable, testable. Vous définissez la règle, le moteur l'applique sur chaque pièce (DA, BC, facture, paiement).
Chaque politique se compose d'étapes ordonnées. Une étape peut requérir un seul approbateur séquentiel, plusieurs approbateurs parallèles avec quorum, ou un workflow conditionnel selon le montant.
Déclenchez une politique par département, plage de montant, catégorie d'achat, fournisseur, centre de coût ou projet. Plusieurs politiques peuvent coexister, la plus spécifique s'applique.
Un approbateur peut déléguer ses pouvoirs à un autre utilisateur pendant ses congés. La délégation est tracée, datée et révocable. Aucun BC n'est bloqué par une absence.
L'initiateur d'un BC ne peut pas être son propre approbateur final. Le réceptionnaire diffère du payeur. Le valideur de la facture diffère du payeur. Activable par organisation selon votre politique.
Email + in-app à chaque pièce en attente d'action. Relances configurables (par exemple +24h, +48h, escalade à +72h). Tableau de bord des pièces en attente par approbateur.
Chaque approbation porte nom, rôle, horodatage et signature électronique. Exportable en PDF pour vos commissaires aux comptes. Conservation conforme à la durée légale OHADA.
Les contrôles attendus en zone OHADA, délimitation claire des pouvoirs d'engagement, contre-signature pour les engagements supérieurs à un seuil, conservation des pièces sur 10 ans, sont nativement modélisés. Procura refuse aussi d'assigner un utilisateur 'requester' (rôle non-approbateur) comme approbateur sur une étape, parce que cela bloque le workflow. Une garde-fou architectural appris en production.
Autant que nécessaire. En pratique, une PME utilise 2 à 3 niveaux, une ETI 3 à 5, un grand groupe 5 à 7. La structure est arbitraire, vous reflétez votre organigramme réel.
Vous pouvez réassigner ses approbations en cours à un autre utilisateur ou à un rôle. Les pièces ne se perdent pas. Pour les approbations historiques, la trace de l'ancien approbateur est conservée pour audit.
Oui. Chaque modification de politique est tracée avec la date de prise d'effet. Les pièces approuvées avant la modification gardent leur historique sous l'ancienne politique. Audit complet.
Un administrateur peut activer un mode bypass tracé (admin_bypass_approval). L'action est journalisée avec acteur, raison saisie, et horodatage. Utilisable pour les vraies urgences, jamais comme contournement régulier.
Oui. Vous configurez une politique distincte pour les factures sans BC (par exemple : approbation DAF systématique au-delà de 1 000 000 XOF). La traçabilité est identique.
Aujourd'hui : email et in-app sur la web app. SMS et WhatsApp natifs ne sont pas inclus dans la version courante. La plupart des équipes finances utilisent l'email, qui reste le canal d'audit officiel.