Le fournisseur fictif est le schéma classique : un acheteur crée un fournisseur qu il contrôle, émet des commandes, valide les factures et déclenche le paiement vers son propre compte. Il prospère quand une même personne peut créer un fournisseur, approuver une dépense et lancer un virement.
Le rempart est la séparation des tâches. Créer un fournisseur, approuver une demande, exécuter un paiement doivent relever de trois rôles distincts. Un logiciel qui applique cette règle rend le schéma impossible sans complicité active de plusieurs personnes — et chaque action laisse une trace horodatée dans le journal d audit.
La surfacturation implique un vrai fournisseur qui, en accord avec un acheteur, facture au-dessus du prix ou du volume livré, la différence étant partagée. Elle est plus difficile à repérer car le fournisseur existe et livre réellement.
Le rapprochement 3 voies est ici décisif : la facture est comparée au bon de commande et à la réception. Un écart de prix ou de quantité bloque le paiement et lève une exception que seul un rôle habilité peut lever, avec justification écrite. Le suivi du taux d exception par acheteur fait ressortir les profils qui forcent trop souvent des dérogations.
Le double paiement est souvent une erreur devenue fraude d opportunité : la même facture est payée deux fois, en manuel puis en campagne, et le trop-perçu n est jamais réclamé. Un contrôle des doublons sur numéro de facture, fournisseur et montant, appliqué avant le décaissement, l élimine.
Le détournement de coordonnées bancaires est en forte hausse : un fraudeur se fait passer pour un fournisseur et demande de changer l IBAN avant une échéance. La parade est procédurale et logicielle : tout changement d IBAN déclenche une validation à double contrôle et une alerte, et l historique des coordonnées reste traçable.
Un commissaire aux comptes ne juge pas votre bonne foi, il teste vos contrôles. Il veut voir que la séparation des tâches est appliquée par le système, que les exceptions de rapprochement sont justifiées, que les changements de fournisseur et d IBAN sont tracés, et que le journal d audit est inaltérable.
Un logiciel Procure-to-Pay produit ces preuves nativement. Là où un dossier Excel repose sur la confiance et la mémoire, le système répond à la question de l auditeur — qui a fait quoi, quand, sur quelle pièce — en quelques clics. C est autant de temps de mission gagné et de risque de redressement évité.
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Sources et références
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