Dans les entreprises africaines, les appels d'offres et demandes de cotation (RFQ) sont souvent gérés par email, WhatsApp ou tableur. Résultat : aucune traçabilité, des erreurs de comparaison, des délais non respectés, et une piste d'audit insuffisante pour les commissaires aux comptes et les équipes de contrôle interne. Procura digitalise le cycle RFQ de bout en bout : depuis la création de la demande d'achat jusqu'à l'émission du bon de commande, en passant par l'envoi structuré aux fournisseurs, la collecte des offres, la comparaison automatique et l'adjudication. Chaque étape est tracée avec horodatage et auteur — conformément aux exigences des Actes Uniformes OHADA.
Sélectionnez les fournisseurs qualifiés depuis votre base Procura, rédigez la demande de cotation, définissez la date limite de réponse et envoyez en un clic. Chaque fournisseur reçoit une invitation structurée avec le cahier des charges et les pièces jointes.
Toutes les offres reçues s'affichent dans un tableau de comparaison automatique : prix unitaires, délais de livraison, conditions de paiement, score global. L'acheteur identifie l'offre la mieux-disante ou la moins-disante en un coup d'œil, sans consolider manuellement dans Excel.
L'acheteur sélectionne le fournisseur retenu et confirme l'adjudication. Procura génère automatiquement le bon de commande correspondant, pré-rempli avec les éléments de l'offre adjugée, et le soumet au circuit d'approbation défini dans votre politique d'achat.
Vos fournisseurs accèdent à leur portail dédié pour répondre aux RFQ, télécharger leurs offres et suivre le statut de leurs cotations — sans compte Procura requis. La communication structurée remplace les échanges informels et améliore la qualité des offres reçues.
Chaque RFQ, chaque offre reçue, chaque décision d'adjudication et chaque bon de commande généré est archivé avec horodatage et auteur. La piste d'audit est exportable en PDF ou CSV pour les commissaires aux comptes, les auditeurs internes et les contrôleurs OHADA.
Définissez des règles d'approbation RFQ selon le montant, la catégorie ou le département. Les RFQ au-delà d'un seuil peuvent nécessiter une validation du DAF ou du comité d'achats avant envoi. Procura applique votre politique automatiquement, sans contournement possible.
Les Actes Uniformes OHADA (notamment l'Acte Uniforme sur le droit commercial général) et les procédures de contrôle interne des entreprises africaines exigent une traçabilité complète du processus de mise en concurrence des fournisseurs. Un RFQ géré par email ne produit aucune piste d'audit opposable. Procura remplace ce processus informel par un workflow structuré : chaque décision d'adjudication est documentée, chaque offre est conservée 10 ans, et le bon de commande porte la référence du RFQ et du fournisseur adjugé.
Il n'y a pas de limite fixe. Vous pouvez envoyer un RFQ à autant de fournisseurs que vous souhaitez depuis votre base fournisseurs Procura. En pratique, la plupart des équipes achats africaines envoient à 3 à 10 fournisseurs par RFQ.
Non. Les fournisseurs reçoivent un lien d'invitation sécurisé par email et accèdent au portail fournisseur sans créer de compte. Ils remplissent leur offre directement dans le formulaire structuré et la soumettent. Aucune installation ni abonnement n'est requis côté fournisseur.
Oui. Lors de l'adjudication, Procura génère le bon de commande pré-rempli avec le nom du fournisseur adjugé, les articles, les prix et les conditions de l'offre. Le BC porte la référence du RFQ pour assurer la traçabilité complète du cycle sourcing.
Oui. Procura supporte l'adjudication par lot : vous pouvez adjuger le lot A au fournisseur 1 et le lot B au fournisseur 2 depuis le même RFQ. Un bon de commande distinct est généré pour chaque fournisseur adjugé.
Procura est conçu pour les entreprises privées et les PME. Pour les appels d'offres publics soumis aux codes des marchés publics (DGMP, ARMP, etc.), les exigences de publication officielle et de dépôt physique restent à gérer via les portails officiels. La piste d'audit Procura complète néanmoins la documentation interne requise.
Procura convertit automatiquement les offres en devise de référence de votre organisation (XOF, XAF, EUR, USD) en appliquant le taux de change BCEAO pour la comparaison. L'offre originale dans la devise du fournisseur est conservée dans l'historique.