Dans le cadre d'un contrôle fiscal ou d'un audit externe en zone OHADA, le cycle des achats est examiné en priorité. La raison est structurelle : les achats concentrent à la fois les engagements financiers les plus importants, les interactions avec les tiers, et les risques de fraude les plus courants.
L'Acte uniforme OHADA relatif au droit comptable (AUDCIF) impose aux entreprises de pouvoir justifier chaque charge par une pièce justificative probante. Si la chaîne documentaire entre demande d'achat, bon de commande, bon de livraison et facture est incomplète ou incohérente, l'entreprise s'expose à un redressement.
Le CIPS et l'ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) documentent que les achats et les paiements fournisseurs figurent parmi les premières zones de risque dans les organisations de taille intermédiaire. Les auditeurs le savent et commencent leur examen par là.
Premier signal : des bons de commande créés après réception de la facture. L'antidation des BC est un indicateur classique d'achat non planifié ou de contournement du workflow d'approbation. Deuxième signal : des approbations effectuées par le même utilisateur qui a créé la demande d'achat. La ségrégation des tâches impose que demandeur et approbateur soient des personnes distinctes.
Troisième signal : une concentration des achats sur un ou deux fournisseurs sans appel d'offres documenté. La DGI cherche les situations d'avantage injustifié accordé à un fournisseur lié. Quatrième signal : des factures payées sans bon de commande correspondant. Cinquième signal : des montants répétés juste en dessous des seuils d'approbation, signe potentiel de fractionnement délibéré.
Sixième signal : des fournisseurs non référencés ou récemment créés impliqués dans une transaction importante. Septième signal : l'absence de piste d'audit traçable, c'est-à-dire l'impossibilité de reconstituer la chronologie complète d'une transaction à partir des documents système.
Les contrôles préventifs empêchent une anomalie de se produire, par opposition aux contrôles détectifs qui la repèrent après coup. Trois types sont essentiels dans le cycle achats.
Premier type : la ségrégation des tâches. Le demandeur ne peut pas approuver sa propre demande. L'approbateur ne peut pas créer lui-même un fournisseur. La personne qui réceptionne la marchandise ne peut pas valider la facture seule. Ces règles doivent être appliquées par le système, pas seulement par la procédure interne.
Deuxième type : les paliers d'approbation par montant. Une demande inférieure à un seuil configuré passe par un seul approbateur. Au-delà, deux niveaux sont requis. Pour les montants les plus élevés, le DAF valide directement. Troisième type : le rapprochement automatique en 3 voies. Le système confronte demande d'achat, bon de commande et facture avant d'autoriser le paiement. Tout écart supérieur au seuil de tolérance déclenche une alerte avant que le paiement ne soit exécuté.
Une piste d'audit est un enregistrement chronologique non modifiable de chaque action effectuée sur une transaction : qui a créé la demande d'achat et à quelle heure, qui a approuvé et quand, qui a réceptionné la marchandise, qui a validé la facture, qui a ordonné le paiement.
L'AUDCIF dispose que les livres et registres comptables doivent permettre de reconstituer à tout moment les opérations dans leur ordre chronologique. Une piste d'audit numérique satisfait directement cette exigence légale.
Lors d'un contrôle fiscal, présenter une piste d'audit complète et exportable change la posture de l'entreprise : au lieu de chercher des emails éparpillés, des tableaux Excel et des approbations verbales, le DAF produit un rapport structuré en quelques clics. Cela réduit la durée du contrôle et le risque de redressement.
Procura applique les sept contrôles décrits ci-dessus de façon native, sans configuration avancée. La ségrégation des tâches est appliquée par rôle utilisateur : demandeur, approbateur, réceptionneur et comptable sont des rôles distincts dont les droits ne se superposent pas.
Les paliers d'approbation sont configurables par montant et par catégorie d'achat. Le rapprochement en 3 voies est automatique : Procura compare DA, BC et facture et bloque le paiement en cas d'écart supérieur au seuil configuré. Chaque action est enregistrée dans une piste d'audit complète, exportable vers la DGI ou un auditeur externe.
Pour un directeur financier qui prépare un audit ou souhaite renforcer son contrôle interne avant la clôture annuelle, Procura se déploie en une semaine, avec le paramétrage des seuils d'approbation et des règles de ségrégation des tâches dès le premier jour.
Découvrez comment Procura digitalise votre cycle achats SYSCOHADA, du besoin au règlement.
Sources et références